4 giorni lavorativi: e se fosse davvero una buona idea?

Less is more: meno è meglio. Sembra questa la conclusione tratta dall’esperimento che Microsoft ha condotto nel mese di agosto 2019 nella sua sede di Tokyo. “Work Life Choice Challenge” è il nome dell’iniziativa, che è stata incentrata sul rapporto tra ore lavorative e produttività. I dipendenti giapponesi hanno sperimentato la settimana lavorativa ridotta, recandosi in ufficio per soli 4 giorni su 7, invece dei canonici 5. Con quali risultati?

Il 92% dei dipendenti si è detto soddisfatto dell’iniziativa, percependo un miglioramento del rapporto tra lavoro e vita privata e dicendosi favorevole ad un’applicazione permanente del nuovo orario. Il dato che però è saltato all’occhio è stato quello della produttività, che si è impennata del 40% rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente. Il risultato, del tutto inaspettato, si è accompagnato alla rilevazione di un risparmio economico del 23% calcolato su elettricità, carta e stampanti.

Cinque giorni in ufficio sono troppi?

Ad un’analisi frettolosa dell’esperimento della Microsoft sembrerebbe che cinque giorni in ufficio siano troppi, ed inutili. L’aumento della produttività riscontrato, però, va motivato in maniera più attenta guardando all’organizzazione degli uffici giapponesi nel suo complesso. Prima di impugnare questo articolo per convincere il nostro capo a lasciarci a casa il venerdì, dovremmo sapere come la Microsoft ha organizzato l’esperimento al di là della riduzione delle ore lavorative.

Più che di semplice riduzione delle ore di lavoro si deve infatti parlare di ottimizzazione dei tempi, che è già insita nel modello lavorativo della Microsoft. Nell’esperimento sono state eliminate tutte le riunioni di team non necessarie e quelle indispensabili sono state regolamentate in modo da non superare i 30 minuti. Anche per le discussioni tra colleghi si è scelto di privilegiare chat e telefonate, più veloci e mirate.

Cosa dovremmo imparare?

L’esperimento, che la Microsoft ha annunciato voler ripetere nella stagione invernale per valutare se rendere permanenti le nuove condizioni, può insegnarci molto. L’ottimizzazione del lavoro in azienda è un tema apparentemente banale ma che può realmente cambiare in meglio le condizioni di lavoro dei dipendenti. Ecco alcuni consigli di gestione del tempo da applicare prima di poter effettivamente pensare ad una riduzione dell’orario di lavoro:

1. Stilare programmi realistici: nella pianificazione delle attività lavorative da portare a termine in un giorno o in una settimana, non dobbiamo essere né troppo ottimisti né troppo pessimisti. Calcolare il più precisamente possibile il tempo che impiegheremo per svolgere un compito può fare tutta la differenza. Se siamo troppo ottimisti finiremo per vedere accavallarsi le voci della to do list e ci sentiremo sotto stress. All’opposto se restiamo troppo larghi con i tempi rallenteremo la nostra produttività. Vi dice niente la legge di Parkinson? (Ogni nostra attività si prende tutto il tempo che per essa abbiamo stanziato…)
2. Distinguere l’urgenza dall’importanza: rispondere alle mail potrebbe sembrare la cosa più urgente del mondo e allo stesso tempo non far progredire il business di un millimetro. Le attività più importanti sul lungo periodo, anche se difficili, vanno completate per prime.
3. No al multitasking: fare tre o quattro cose contemporaneamente può darci l’impressione di essere molto impegnati e produttivi. Spesso però dedicarsi con scarsa attenzione a più attività significa non completarne bene nessuna. Immergerci in una sola cosa per volta, eliminando qualsiasi distrazione dal nostro ambiente di lavoro, può tradursi in un aumento della produttività anche con un orario ridotto.
4. Imparare a delegare: se si vuole diventare realmente efficienti, bisogna abbandonare una volta per tutte la sindrome da primo della classe. Ci dà molta soddisfazione essere in grado di svolgere da soli una serie infinita di compiti, ma alcune attività vanno delegate e basta. Se c’è qualcun altro che è pagato per fare la stessa cosa, probabilmente dovremmo eliminare quell’attività dalla nostra lista e dedicarci a qualcosa di più importante. Ne gioverà l’intera azienda.

Tu cosa ne pensi dell’esperimento condotto da Microsoft? Ritieni che la riduzione delle ore di lavoro migliorerebbe la tua vita? Ci interessa conoscere la tua opinione, scrivila nei commenti!